Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
für die Nutzung der Softwareplattform Epily.de
1. Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen [vollständiger Name/Firma, Anschrift, E-Mail, Vertretungsberechtigter] – nachfolgend „Anbieter“ – und den gewerblichen Nutzern der Plattform Epily.de – nachfolgend „Kunde“.
1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Kosmetikstudios, Beauty-Studios, Laser-Studios, ästhetische Praxen und vergleichbare gewerbliche Anbieter. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern erfolgt nicht.
1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
2. Vertragsgegenstand / Leistungsbeschreibung
2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden eine webbasierte Softwareplattform zur Verfügung, mit der der Kunde insbesondere folgende Funktionen nutzen kann:
• Kalender- und Terminverwaltung
• Eintragung und Verwaltung von Kundendaten
• Versand automatisierter Terminbenachrichtigungen per E-Mail
• Online-Buchungsfunktionen für eigene Dienstleistungen des Kunden
• Download von Musterunterlagen, insbesondere Anamnese-, Einwilligungs- und Aufklärungsbögen
• Speicherung eigener Dokumente in einer Cloud-Infrastruktur
• Versand von Nachrichten an Endkunden per E-Mail / SMTP
• Anlage von Behandlungsakten einschließlich Vorher-/Nachher-Fotos
• KI-gestützte Hautanalysen via Kamera
• Erstellung von Flyern und Visitenkarten
• kostenpflichtige Druckbestellungen über angebundene Zahlungsdienste
• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
2.2 Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software im Rahmen des jeweils vereinbarten Funktionsumfangs. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, ein bestimmter Umsatz, eine bestimmte Zahl an Buchungen oder eine rechtssichere Verwendung durch den Kunden wird nicht geschuldet.
2.3 Der Anbieter ist berechtigt, Leistungen technisch weiterzuentwickeln, anzupassen oder zu ändern, sofern dadurch der vertragliche Kern der Leistung nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.
3. Registrierung und Vertragsschluss
3.1 Die Nutzung setzt eine Registrierung des Kunden voraus.
3.2 Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung vollständige und zutreffende Angaben zu machen und diese stets aktuell zu halten.
3.3 Der Kunde hat seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.
3.4 Der Vertrag kommt mit Freischaltung des Kundenkontos oder mit ausdrücklicher Annahme durch den Anbieter zustande.
4. Leistungen des Anbieters / Verfügbarkeit
4.1 Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Plattform. Eine jederzeitige, ununterbrochene und fehlerfreie Verfügbarkeit wird jedoch nicht geschuldet.
4.2 Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates, technische Störungen, Ausfälle von Telekommunikationsverbindungen, Stromausfälle, Ausfälle von Drittanbietern oder sonstige Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters können zu Einschränkungen oder Unterbrechungen führen.
4.3 Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang zur Plattform zeitweise einzuschränken, soweit dies für Wartung, Sicherheit, Kapazitätsgrenzen, technische Maßnahmen oder zur Abwehr konkreter Risiken erforderlich ist.
5. Pflichten und Verantwortung des Kunden
5.1 Der Kunde ist für sämtliche von ihm eingegebenen, hochgeladenen, gespeicherten, verarbeiteten und versendeten Inhalte allein verantwortlich.
5.2 Der Kunde ist insbesondere selbst dafür verantwortlich,
• dass die von ihm verwendeten Texte, Bilder, Fotos, Kundendaten, Dokumente und sonstigen Inhalte rechtmäßig sind,
• dass erforderliche Einwilligungen seiner Endkunden vorliegen,
• dass Fotoaufnahmen, Vorher-/Nachher-Bilder, Hautanalysen, Terminbenachrichtigungen, E-Mail-Kommunikation und Dokumentationen datenschutzrechtlich zulässig sind,
• dass die Nutzung der Software mit berufs-, wettbewerbs-, heilmittelwerbe-, steuer-, handels- und datenschutzrechtlichen Vorgaben vereinbar ist,
• dass seine Endkunden ordnungsgemäß informiert werden,
• dass seine Unterlagen und Prozesse an die konkrete Behandlung, Geräteklasse, Studioorganisation und Rechtslage angepasst werden.
5.3 Der Kunde darf die Plattform nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht zum Versand rechtswidriger, irreführender, belästigender oder spamartiger Inhalte.
5.4 Der Kunde bleibt allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit seiner Behandlungsvorgänge, Anamnesen, Aufklärungen, Einwilligungen, Abrechnungen, Werbeaussagen und geschäftlichen Entscheidungen.
6. Musterunterlagen / Vorlagen / Downloads
6.1 Auf der Plattform bereitgestellte Musterunterlagen, insbesondere Anamnese-, Einwilligungs- und Aufklärungsbögen, dienen ausschließlich der fachlichen Orientierung und unterstützenden Verwendung.
6.2 Diese Unterlagen stellen keine Rechtsberatung, keine individuelle medizinische oder fachliche Beratung und keine verbindliche Gewähr für rechtliche Vollständigkeit oder Verwendbarkeit im Einzelfall dar.
6.3 Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche Vorlagen vor der Nutzung eigenverantwortlich fachlich und rechtlich zu prüfen und an die jeweilige Behandlung, die eingesetzte Geräteklasse, die betriebliche Organisation, die tatsächlichen Abläufe im Studio sowie die aktuelle Rechtslage anzupassen.
6.4 Der Anbieter übernimmt keine Haftung dafür, dass die bereitgestellten Vorlagen im konkreten Einzelfall den gesetzlichen, behördlichen, fachlichen oder versicherungsrechtlichen Anforderungen des Kunden entsprechen.
7. Online-Terminbuchung und Kommunikation mit Endkunden
7.1 Der Anbieter stellt dem Kunden technische Funktionen zur Online-Terminbuchung und zur Kommunikation mit Endkunden zur Verfügung.
7.2 Der Anbieter wird dabei ausschließlich als technischer Dienstleister tätig und ist nicht Vertragspartner der zwischen dem Kunden und dessen Endkunden geschlossenen Termin-, Behandlungs-, Kauf- oder sonstigen Verträge.
7.3 Für Terminangebote, Verfügbarkeiten, Preise, Leistungen, Stornobedingungen, Ausfälle, Nichterscheinen, Umbuchungen und die Durchführung von Behandlungen ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.
7.4 Automatisierte Benachrichtigungen, Erinnerungen und Nachrichten werden nach dem jeweiligen technischen Stand bereitgestellt. Eine Zustellung in jedem Einzelfall kann insbesondere aufgrund externer E-Mail-Systeme, Spam-Filter, Servereinstellungen, SMTP-Konfigurationen oder sonstiger Drittumstände nicht garantiert werden.
8. Dokumentenspeicherung / Cloud
8.1 Der Anbieter stellt dem Kunden Speicherplatz zur Verfügung, um eigene Dokumente und Daten innerhalb der Plattform zu speichern.
8.2 Die Speicherung erfolgt auf Serverinfrastruktur in Deutschland. Nach deinen Angaben nutzt du dafür dedizierte Server von Hetzner in Deutschland. Ob und in welchem Umfang Unterauftragsverarbeiter eingebunden sind, sollte zusätzlich in Datenschutzinformationen und der AVV sauber aufgeführt werden.
8.3 Der Kunde bleibt allein Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinn für die von ihm gespeicherten Inhalte, soweit nicht zwingend etwas anderes gilt. Rollenverteilung und Auftragsverarbeitung müssen vertraglich und tatsächlich korrekt ausgestaltet sein.
8.4 Der Anbieter ist berechtigt, zur Sicherung des Betriebs, zur Fehleranalyse, zur Missbrauchsabwehr und zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten technisch erforderliche Maßnahmen vorzunehmen.
9. Datenschutz / Auftragsverarbeitung
9.1 Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor oder spätestens mit Beginn der Verarbeitung eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO ab.
9.2 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Endkunden, insbesondere von Kontakt-, Termin-, Bild-, Anamnese- und ggf. Gesundheitsdaten, eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht.
9.3 Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, insbesondere Gesundheitsdaten, gelten erhöhte rechtliche Anforderungen. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung erfüllt sind.
9.4 Der Kunde ist verpflichtet, seine Endkunden datenschutzrechtlich ordnungsgemäß zu informieren und – soweit erforderlich – wirksame Einwilligungen einzuholen.
9.5 Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten. Welche Maßnahmen konkret umgesetzt werden, sollten zusätzlich in der AVV und Datenschutzerklärung beschrieben werden. Die DSGVO verlangt ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau.
9.6 Soweit die Nutzung einzelner Funktionen voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen begründet, insbesondere bei KI-gestützten Hautanalysen oder umfangreicher Verarbeitung sensibler Bild- und Gesundheitsdaten, ist der Kunde selbst dafür verantwortlich zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.
10. KI-Hautanalyse und Fotoverarbeitung
10.1 Funktionen zur KI-gestützten Hautanalyse dienen ausschließlich der technischen Unterstützung und fachlichen Orientierung. Sie ersetzen weder eine ärztliche Diagnose noch eine rechtliche, medizinische oder individuelle fachliche Beurteilung.
10.2 Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit, medizinische Eignung oder diagnostische Belastbarkeit automatisierter Analyseergebnisse.
10.3 Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, ob, wie und in welchem Umfang Analyseergebnisse verwendet, dokumentiert, kommuniziert oder in Behandlungsentscheidungen einbezogen werden.
10.4 Der Kunde hat vor Verwendung von Vorher-/Nachher-Fotos, Kamerabildern und Analysebildern alle erforderlichen Rechte, Einwilligungen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen sicherzustellen. Gerade bei Fotos von Personen ist regelmäßig eine Einwilligung erforderlich.
11. Druckbestellungen / Zahlungsabwicklung
11.1 Soweit über die Plattform Druckprodukte wie Flyer oder Visitenkarten bestellt werden können, handelt es sich um eine zusätzliche Funktion auf Grundlage der jeweils auf der Plattform angezeigten Konditionen.
11.2 Die Zahlungsabwicklung kann über externe Zahlungsdienstleister, insbesondere Stripe, erfolgen. Für die Zahlungsabwicklung gelten ergänzend die Bedingungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.
11.3 Der Anbieter ist berechtigt, für die technische und operative Abwicklung externe Dienstleister einzubinden.
11.4 Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit, inhaltliche Richtigkeit und Rechteklärung der Druckinhalte allein verantwortlich.
12. Rechnungs-, Angebots- und Dokumentenerstellung
12.1 Soweit die Plattform Funktionen zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen oder ähnlichen Dokumenten bereitstellt, handelt es sich um eine technische Unterstützung.
12.2 Der Anbieter schuldet keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung.
12.3 Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die von ihm erstellten Dokumente den jeweils geltenden steuer-, handels- und sonstigen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
13. Nutzungsrechte
13.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.
13.2 Eine Weitergabe des Zugangs an unberechtigte Dritte, das Vermieten, Verpachten, Verkaufen, Unterlizenzieren oder sonstige Überlassen der Software an Dritte ist unzulässig, soweit nicht ausdrücklich schriftlich gestattet.
13.3 An bereitgestellten Vorlagen, Texten, Layouts, Downloadmaterialien, Designs und sonstigen Inhalten verbleiben sämtliche Rechte beim Anbieter bzw. beim jeweiligen Rechteinhaber.
14. Verbotene Nutzung / Sperrung
14.1 Der Anbieter ist berechtigt, Kundenkonten vorübergehend zu sperren oder Inhalte zu blockieren, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür bestehen, dass der Kunde gegen diese AGB, geltendes Recht oder Rechte Dritter verstößt oder die Systemsicherheit gefährdet.
14.2 Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
15. Preise und Zahlungsbedingungen
15.1 Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vereinbarten Preise.
15.2 Sämtliche Preise verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
15.3 Bei laufenden Nutzungsentgelten sind diese jeweils im Voraus fällig, sofern nichts anderes vereinbart ist.
15.4 Im Falle des Zahlungsverzugs ist der Anbieter berechtigt, Leistungen nach angemessener Vorankündigung einzuschränken oder zu sperren.
16. Laufzeit und Kündigung
16.1 Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit oder für die jeweils vereinbarte Mindestlaufzeit.
16.2 Soweit nichts anderes vereinbart wurde, kann der Vertrag mit einer Frist von [z. B. 14 Tagen zum Monatsende / 1 Monat zum Laufzeitende] ordentlich gekündigt werden.
16.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
16.4 Nach Vertragsende endet das Nutzungsrecht des Kunden. Näheres zu Datenexport, Löschfristen und Aufbewahrung sollte ergänzend in Datenschutz- und Produktunterlagen geregelt werden.
17. Haftung
17.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Ein vollständiger Ausschluss hierfür wäre in AGB unzulässig.
17.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
17.3 Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
17.4 Der Anbieter haftet insbesondere nicht für:
• die rechtliche Zulässigkeit der Nutzung durch den Kunden,
• die inhaltliche Richtigkeit vom Kunden eingegebener Daten,
• die Rechtmäßigkeit von Werbeinhalten, Dokumenten, Fotos und Kundennachrichten des Kunden,
• Zustellprobleme oder Ausfälle externer Mail- oder Zahlungsdienste,
• Störungen im Internet oder in fremden Netzen,
• Handlungen oder Unterlassungen des Kunden, seiner Mitarbeiter oder seiner Endkunden,
• wirtschaftliche Erwartungen des Kunden,
• Entscheidungen, die der Kunde auf Basis von KI-Auswertungen, Vorlagen oder technischen Empfehlungen trifft.
17.5 Soweit die Haftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten seiner gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Hilfspersonen.
18. Freistellung
18.1 Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung der Plattform durch den Kunden entstehen.
18.2 Dies umfasst insbesondere Ansprüche wegen Datenschutzverstößen, Persönlichkeitsrechtsverletzungen, Urheberrechtsverletzungen, wettbewerbswidriger Werbung, unzulässiger Fotoverarbeitung, unzulässiger Gesundheitsdatenverarbeitung, unrichtiger Rechnungsstellung oder rechtswidriger Kommunikation mit Endkunden, soweit die Ursache aus dem Verantwortungsbereich des Kunden stammt.
18.3 Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung.
19. Änderungen dieser AGB
19.1 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage, der Rechtsprechung, der technischen Rahmenbedingungen oder des Leistungsangebots.
19.2 Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig in Textform mitgeteilt.
19.3 Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der mitgeteilten Frist, gelten die Änderungen als angenommen, sofern der Kunde auf diese Folge zuvor ausdrücklich hingewiesen wurde. Solche Änderungsklauseln müssen transparent und angemessen sein; unangemessene Klauseln sind nach § 307 BGB unwirksam.
20. Vertraulichkeit
20.1 Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für vertragliche Zwecke zu verwenden.
20.2 Diese Verpflichtung gilt auch über das Vertragsende hinaus.
21. Schlussbestimmungen
21.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
21.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Anbieters.
21.3 Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.